Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire de biens immobiliers

Un outil de centralisation de l’information >>

La plateforme collaborative doit se baser sur un référentiel complet, partagé et ouvert, qui centralise l’information. La mise en commun de l’ensemble des ressources permet à chaque acteur de faire vivre celles-ci et ainsi contribuer au maintien de la fiabilité du référentiel.

Dans le secteur de la gestion immobilière, l’accès à un référentiel patrimonial, partagé entre tous les acteurs et en lien avec un bâtiment s’inscrit dans une tendance d’avenir. La donnée ne doit plus provenir uniquement du Progiciel de Gestion Immobilière ; elle doit faire l’objet d’une capitalisation des actions de chacun pour disposer ensemble d’une information plus fiable et à moindre coût. Ce nouveau paradigme, basé sur un référentiel ouvert et externalisé, est renforcé par l’émergence des réflexions autour du BIMet du financement des coûts de captation et d’entretien des données numérisées des bâtiments.

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Une garantie de traçabilité des échanges

De par son rôle de centralisation des échanges, la plateforme collaborative permet une traçabilité des accès, des mises à jour des données et des communications réalisées. Cette traçabilité est particulièrement importante au sein d’une entreprise pour répondre à différentes obligations règlementaires (respects de la loi Informatiques et Libertés, transmission obligatoire des Dossiers Techniques Amiante aux entreprises de travaux, …) ; mais aussi pour assurer la maîtrise et la gouvernance sur les données de son référentiel patrimonial dans ce contexte de partage et de collaboration en interne comme en externe.

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Outre les échanges, la plateforme collaborative propose un accès à la documentation nécessaire à chacun. Le système permet à l’ensemble des acteurs de contribuer et d’alimenter un espace documentaire, assujetti aux droits d’accès, afin de maintenir une docuthèque à jour simplement. Unedocumentationaccessible simplement, collaborativeet sécurisée

Actuellement, la plupart des GED et docuthèques restent confinées au sein des réseaux locaux des entreprises pour des raisons de sécurité. Pourtant, de multiples acteurs ont besoin d’accéder à une partie des documents en mobilité ou depuis leurs bureaux (prestataires entre autres) pour accomplir leur mission. Nous parlons ici de documentation règlementaire (diagnostics techniques, consommation d’énergie relative aux annexes environnementales, compte-rendus d’interventions, rapports d’interventions, compte-rendus de levées de réserves, etc.) mais pas exclusivement.

Ces documents, via la plateforme collaborative, pourront être amendés et mis à jour par tout un chacun, rediffusés suite à leur mise à jour, rendus accessibles ponctuellement dans le cadre de dues diligences … De plus, comme la plateforme assure la traçabilité de l’ensemble des actions, le respect des obligations relatives à la présence d’amiante dans les locaux et de l’information obligatoire des entreprises intervenant sur site peut être couvert simplement ; l’activation de l’horodatage de consultation sur la plateforme permettra de justifier l’accès à la documentation avant intervention dans les locaux. La nature diffuse de la documentation, dans un contexte multi sites répartis sur l’ensemble du territoire, est traitable aisément en utilisant la plateforme collaborative pour récolter les documents détenus dans l’ensemble des sites par les responsables locaux (contrats, baux, estimations, factures…). Cette récolte permet à une direction nationale de piloter le recollement de l’ensemble de sa documentation relative à son parc immobilier. De plus, l’utilisation d’un workflow sur cette docuthèque facilite le pilotage de la complétude, dans la mesure où il est alors possible de connaître les documents manquants de manière native. Le suivi des classifications et normes tire un profit important de ce type d’outils, car ils permettent de connaître a priori l’éligibilité ou le chemin à parcourir pour devenir éligible à diverses classifications (norme ISO, HQE, BREEAM, etc.). Enfin, la vocation d’une GED interne n’est pas en concurrence avec cette plateforme collaborative. La plateforme propose aux utilisateurs un accès direct à l’information essentielle dont ils ont besoin, contrairement à uneGED, qui a pour vocation la numérisation exhaustive de l’ensemble des documents. Les documents générés par la plateforme sont directement historisés par celle-ci (OS, OT, bon d’intervention, comptes rendus, courriers…). Il ne reste plus alors qu’à synchroniser automatiquement et ponctuellement avec la GED interne, sans compromettre la sécurité des données sensibles présentes au sein du réseau local de l’entreprise.

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Sopra Steria Solutions Immobilier

Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire d’actifs immobiliers