Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire de biens immobiliers

L’avis de l’expert

Retour d’expérience et bonnes pratiques sur lamise en place d’un outil collaboratif.

Jocelyn Klein Directeur Agence EchoSystems

La mise en place d’une plateforme collaborative passe par plusieurs étapes pour réussir le déploiement et aboutir à une exploitation qui en tire le meilleur parti. En fonction du patrimoine couvert et du nombre d’acteurs, le temps de mise en œuvre varie de quelques semaines à quelques mois. Les étapes clés : 1/ Le référentiel patrimonial Cette première étape vise à recueillir le référentiel patrimonial et à le structurer pour qu’il soit adapté à la gestion des processus. Il s’agit de regrouper et de catégoriser celui-ci suivant une nomenclature qui permette d’en ressortir une consolidation cohérente dans l’analyse. Dans la plupart des cas, le référentiel patrimonial est déjà présent dans un Progiciel de Gestion Immobilière ou un outil informatique interne. Il faudra donc l’extraire ou interconnecter la plateforme avec la solution interne pour disposer d’un référentiel à jour dans l’ensemble des outils. Le référentiel patrimonial étant la pierre angulaire de la plateforme collaborative, il est primordial de s’assurer que celui- ci est à jour. En effet, il est inimaginable de prendre le risque de missionner des prestataires pour un site qui ne soit plus sous gestion ou qui a été vendu. La qualité de l’interconnexion entre la plateforme et d’autres outils susceptibles de modifier les données du patrimoine (nature / baux / contrat / cession / achat / …) doit donc faire l’objet d’une attention particulière.

2/ Les utilisateurs L’ensemble des acteurs qui interagissent avec la plateforme font partie de multiples entreprises et sont catégorisés dans plusieurs groupes utilisateurs affectés à des rôles précis. Si la récupération des utilisateurs du commanditaire, au travers d’une synchronisation avec son serveur LDAP est simple, il faut se pencher avec la plus grande vigilance sur l’intégration des acteurs des autres entreprises, notamment ceux qui sont destinataires d’ordres de missions. Même si les plateformes permettent l’enregistrement d’utilisateurs à la volée, il convient de bien définir les rôles et délégations de droits de ceux-ci. 3/ Les entreprises et les contrats La modélisation des contrats constitue le troisième volet de mise en place d’une plateforme collaborative. Cette étape va permettre de bâtir les circuits d’informations et de paramétrer les indicateurs. Qu’il s’agisse de demandes, de planification, de ressources, d’achats, l’ensemble des informations en lien avec les contrats devra être traduit dans l’outil pour connaitre les engagements des parties, car c’est sur cette modélisation que repose la capacité du système à assurer le pilotage et l’analyse du respect des contrats. 4/ Les ressources Les ressources partagées, plans de classement, réceptacles de données et documents doivent ensuite être intégrés dans le système. Il s’agit à ce moment, soit de synchroniser une base de données existante, soit de créer le plan de classement, l’arborescence de compteurs, les ressources à partager. Il s’agit d’éléments manipulés par les acteurs et qui sont donc amenés à être modifiés sans cesse. De leur entretien et leur mise à jour dépend l’opérabilité de la plateforme. 5/ Les workflows Les circuitsd’informations vontmodéliser les relationset chacune des étapes au travers desquelles va circuler l’information. A ce stade du projet de déploiement deux options sont possibles : • La mise en place de circuits à l’identique de l’existant, afin de modifier le moins possible la structure de l’organisation et donc de s’absoudre de la conduite du changement. Ce type de mise en place est particulièrement adapté aux grandes organisations, car celles-ci sont déjà structurées avec des process établis. L’utilisation d’un workflow disposant d’aiguillages et de formulaires dynamiques permet de reproduire tous types de circuits, même les plus complexes. • La mise en place de nouveaux circuits structurants, qui devront faire l’objet d’un accompagnement des équipes d’exploitation, afin d’assurer l’adhésion et la réussite du projet. Ce type de déploiement est plus adapté aux structures de taille moyenne, car celles-ci sont plus agiles et pourront plus facilement conduire le changement et ainsi plus rapidement tirer le plus grand profit d’une plateforme collaborative.

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