Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire de biens immobiliers

Analyse des usages dans le secteur de l’immobilier

DES USAGES DISPARATES ET DES PRATIQUES EN COURS D’ÉVOLUTION

La majorité des gestionnaires d’immobilier a très vite été convaincue de la valeur ajoutée de l’instauration d’un lien avec des acteurs externes. Le début des années 2000 a vu apparaître les premiers Extranets à destination principalement des fournisseurs et des occupants, mais aussi les premières plateformes collaboratives utilisées dans le secteur de l’immobilier d’entreprise.

OUVRIR SON SYSTÈME À DES ACTEURS CHOISIS GRÂCE AUX EXTRANETS

Les Extranets sont utilisés dans le secteur de la gestion immobilière pour créer du lien et fluidifier les relations entre le gestionnaire et un type d’interlocuteur choisi (occupant, prestataire, propriétaire, …) Ces extranets sont principalement utilisés dans le cadre de l’immobilier résidentiel : • Les bailleurs proposent à leurs locataires une alternative aux échanges directs ou papier via un espace offrant des services tels que la consultation de leur compte, le dépôt d’une réclamation en ligne ou le paiement de leur loyer par carte bancaire. Cependant, ce type d’outils reste encore peu répandu en particulier dans l’immobilier social : une enquête portant sur l’usage du numérique dans la relation bailleurs sociaux – locataires réalisée par Res Publica et l’Atelier des Giboulées 7 en 2014 auprès de 47 bailleurs sociaux montre que si 89% des bailleurs interrogés ont mis en place un site internet, 36% seulement mettent à disposition de leur clients un espace dédié.

• Des Extranets Fournisseurs sont également mis en œuvre par certains gestionnaires dans un souci de dématérialisation et de normalisation des échanges mais leur déploiement reste peu courant dans le secteur de l’immobilier résidentiel. En effet, la relation avec les fournisseurs est souvent traitée via différents canaux (envoi de commande par e-mail, voire fax, demande d’intervention par téléphone …). De même, les modalités d’envoi de ses livrables par le fournisseur tels que les bons d’intervention, les Dossiers d’Ouvrage Exécuté, les rapports de visites ou de diagnostics sont disparates (envoi des documents à l’équipe de gestion technique, envoi sur une boîte mail générique, remise en mains propres de documents papiers…). • Les extranets Copropriétaires se développent sous l’impulsion de la loi ALUR qui impose aux syndics professionnels demettre à disposition des copropriétaires et des membres du conseil syndical un espace en ligne de consultation de documents en lien avec la copropriété et ses lots.

METTRE LES ACTEURS EN RELATION GRÂCE AUX PLATEFORMES COLLABORATIVES

Dans le domaine de l’immobilier professionnel et plus particulièrement de l’exploitation des bâtiments, les premières plateformes collaboratives ont vu le jour dès les années 2000 pour répondre à des besoins forts en matière d’optimisation de la performance économique. Si ces plateformes restaient à l’époque très rudimentaires, elles couvrent aujourd’hui un champ fonctionnel très étendu, fédérant l’ensemble des métiers et assurant un pilotage efficace, temps réel, multi acteurs et multi canaux. De plus, initialement conçues et mises en place par les grands groupes propriétaires d’un patrimoine diffus et les grands gestionnaires de patrimoine, elles se sont « démocratisées » et se sont adaptées aux

problématiques des parcs immobiliers de moins grande ampleur. On trouve aujourd’hui sur le marché de l’immobilier des plateformes qui assurent tout ou partie du suivi de l’exploitation. Ces plateformes couvrent deux axes principaux : • Le service aux occupants en proposant un panel de services allant de l’accueil visiteurs, à la réservation de salles de réunion en passant par l’ensemble des services propres aux immeubles (restaurant d’entreprise, conciergerie, flotte automobile, livret d’accueil).

7 Étude « L’usage du numérique dans la relation bailleurs sociaux – locataires » réalisée de juin à octobre 2014 par Res Publica et l’Atelier des Giboulées

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